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Paule Boffa-Comby - Idée-reçue n°4 - Le collectif, c'est forcément la réunionnite aigüe ?

FAUX ! Au contraire, on reconnait un collectif performant au fait que les réunions sont autant de leviers et d’opportunités de performance collective !

LE CONTEXTE :

L’imaginaire collectif a tendance à associer « le Collectif » avec « la réunionite aigüe » et donc, avec une perte de temps, une perte d’énergie et, par conséquent, avec une perte d’argent.

Il est vrai qu’un rapide calcul permet de mettre en évidence le poids économique – souvent sous-estimé – des réunions organisées chaque jour dans toute entreprise. Si l’on se concentre sur les 3 heures de Comex ou Codir hebdomadaires passées en réunion par les 200 premiers cadres de votre entreprise pour assurer la bonne marche de l’organisation, atteindre une certaine cohésion dans les décisions et mettre en musique une transversalité assumée, et que l’on évalue le budget annuel que représentent ces réunions de direction, on tombe au bas mot sur un budget d’1,5 à 2 millions d’euros par an.

Une politique aveugle de réduction des coûts pourrait en déduire qu’il est urgent de passer moins de temps en réunion, et de raboter également les 10 minutes de convivialité en début de chacune des réunions restantes.

LES FAITS PARLENT D’EUX-MEMES :

Ce serait pourtant un mauvais calcul. Car ce serait passer à côté de tous les bénéficies de ces temps forts, indispensables à une bonne coordination, une bonne coopération et une collaboration efficace entre les services, entre les branches et entre les régions. 

L’expérience montre, en effet, que tout ce qui n’est pas fait au niveau d’un Comex ou d’un Codir pour clarifier le diagnostic d’une situation, les positions de chacun, les objectifs de l’organisation et les bénéfices attendus multiplie par 10 à 15 fois le temps passé ensuite par les équipes, sur le terrain – et donc le coût économique supporté par l’organisation. Sans compter les effets dévastateurs sur le collectif.

Il s’agit DONC d’être vigilant et de ne pas « jeter le bébé (les réunions) avec l’eau du bain (l’inefficacité de certaines réunions mal préparées et mal menées) ». 

Parler des réunions uniquement en termes numéraires est une erreur fréquente. Plus que la quantité, c’est bien la qualité des réunions qui fait toute la différence.

A nombre équivalent d’heures passées en réunion, les équipes performantes traitent des quantités bien supérieures de questions, de résolutions de problèmes, d’innovation, et de disruptions que les autres. Diminuer le nombre de ces points de rencontres efficaces serait donc une hérésie pour les entreprises qui ont su créer cette culture du Collectif performant.

Et là est bien l’enjeu. Dans un monde VUCA, complexe et incertain, croiser les regards est essentiel, bénéfique pour chacun et le Collectif est, de-facto, incontournable. Nous en avons déjà parlé dans nos précédentes chroniques. C’est donc la qualité des réunions qu’il faut améliorer. 

LA CLEF : 3 INCONTOURNABLES DES REUNIONS EFFICACES

Pour vous aider à démêler la VRAIE réunion efficace des réunions inutiles, je vous propose quelques règles incontournables qui vous feront gagner beaucoup de temps et d’énergie et donc d’argent et de satisfaction clients :

QUICK WIN 1 – Avez-vous vérifié que les participants autour de la table sont les bons pour que la réunion et le sujet puissent avancer ?

  • Les participants sont-ils représentatifs des services concernés par le projet ? 
  • Les participants prévus sont-ils en nombre suffisant pour provoquer l’intelligence collective et raisonnable pour éviter “l’usine à gaz” ? 
  • Les participants sont-ils là pour participer activement ? Ont-ils le pouvoir de co-construire, d’avancer et de décider en séance ?

QUICK WIN 2 – Avez-vous clairement défini l’objet de la réunion en amont ?

  • Les participants sont-ils informés de l’objet de la réunion et l’ont-ils compris ?
  • Les participants ont-ils été sollicités sur les éléments nécessaires en amont pour les avoir en leur possession si besoin en séance ?
  • Les participants sont-ils prêts à s’engager pour cet objectif ? 

QUICK WIN 3 – Avez-vous établi un cadre clair et commun ?

  • Définir ce qui se prépare en amont/ ce qui se voit pendant /ce qui ne fait pas partie de la réunion ?
  • Etablir clairement ce qui est en discussion / ce qui n’est pas discutable : la marge de manœuvre individuelle et collective
  • Clarifier ce qui doit être abordé en groupe et ce qui doit se gérer en one-on-one

>> Si vous répondez “oui” à une majorité de ces questions, vous avez soit survolé ces questions et sous-estimé leur portée, soit vous avez pris conscience depuis longtemps des coûts cachés et de l’énergie gâchée par des réunions malmenées et vous êtes attelés à les optimiser. La ponctualité, la préparation et l’organisation irréprochable de ces temps forts n’ont plus de secrets pour vous. Vous avez donc une grande pratique de Leader Collectif® et vous pouvez en faire connaître les bienfaits et les bonnes pratiques autour de vous pour faire gagner beaucoup de temps et d’argent à votre entreprise.

Et maintenant, à vous de jouer !

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